Management Assistent - Utrecht

Van het regelen van vergaderruimtes, een bloemetje voor een jubileum tot het controleren van inkooporders en facturen: als management assistent zorg jij er voor dat de interne collega’s zo ondersteund worden dat zij zich optimaal kunnen concentreren op het uitvoeren van hun kerntaken. Je houdt hierbij rekening met de binnen NS Stations gemaakte werkafspraken, o.a. op het gebied van het nieuwe werken, gastheerschap en zelfredzaamheid. Dankzij jouw klantgerichtheid en pro-activiteit ben jij van onschatbare waarde bij het:

• Ondersteunen op het gebied van planning en organisatie, zoals agendabeheer, boeken van vergaderruimtes en het opstellen van jaarplanningen.  
• Administratief ondersteunen en dossierbeheer. Denk hierbij aan het opstellen van inkoopopdrachten en facturen, het completeren van dossiers en het vullen en het digitaal beheren ervan. 
• Behandelen van inkomende en uitgaande post en emailverkeer en zorgen voor de vereiste follow-up.
• Redigeren van teksten, brieven en rapportages.  
• Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten/evenementen en vergaderingen.  
• Ondersteunen op het gebied van HR- en facilitaire zaken, zoals het verzorgen van activiteiten, jubilea en het coördineren van in- en uitdiensttreding van medewerkers.

Jouw werkweek
Benieuwd hoe jouw werkweek eruit kan zien als management assistent bij NS? Wij geven je een voorbeeld van jouw toekomstige agenda:

Jouw stoel staat klaar op ons servicekantoor met een prachtig uitzicht over de sporen van Station Utrecht Centraal. Hier bundelen de 17 management assistenten, vanuit 5 verschillende secretariaten, hun krachten bij het ontzorgen van het management.

Bij NS Stations brengen we stations tot leven door er gebieden van te maken waar mensen kunnen aankomen, vertrekken, wonen, werken, leren en ontspannen. Dit doen we op een veilige en comfortabele manier. Hiermee creëren we multifunctionele, aangename en leefbare stationsgebieden met een uitgebreid aanbod aan services, producten en diensten. Zo creëren we een aantrekkelijke plek waar miljoenen mensen ons wekelijks bezoeken en waar bedrijven zich graag willen vestigen. NS Stations beheert, ontwikkelt en exploiteert strategisch vastgoed en circa 400 stations.

Bij NS vinden we diversiteit en inclusie belangrijk, het maakt samenwerken leuker en het resultaat wordt er vaak beter van. Wij zijn vooral benieuwd naar jouw visie op het vak van Management Assistent. 

Voor de rol management assistent bij NS is het belangrijk dat je in het bezit bent van essentiële kennis en vaardigheden voor de managementassistent, zoals: klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en meedenkend werken. Verder omschrijf jij jezelf als servicegericht, probleemoplossend, besluitvaardig en proactief. Bij de eerste selectie houden we rekening met onderstaande uitgangspunten: 

• Je beschikt minimaal over een opleiding tot management assistent op mbo+/hbo-niveau.
• Je hebt ca. 3 tot 7 jaar ervaring als management assistent in het ondersteunen van meerdere managers binnen een grote organisatie.
• De Nederlandse taal beheers je perfect in woord en geschrift.
• Naast een uitstekende kennis van het Office pakket (Word, Excel en PowerPoint) is het een pre als je vaardig bent in het gebruik van Sharepoint. 

Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de dynamische wereld van duurzame mobiliteit. Jij helpt mee om Nederland bereikbaar te houden, voor iedereen. Bij NS krijg je veel vrijheid. De mogelijkheden om je te ontwikkelen zijn groot. We beloven je dat geen dag hetzelfde is. En als één van de mooiste werkgevers van Nederland hebben we nog meer te bieden. Voor deze functie onder meer:

• Een salaris tussen € 2532,- en € 4226,- bruto per maand (o.b.v. 36-urige werkweek).
• Een 36-urige werkweek.
• 144 uur wettelijk verlof (o.b.v. een fulltime dienstverband) + extra verlof afhankelijk van leeftijd (minimaal een week).
• De mogelijkheid om 3 christelijk feestdagen om te ruilen voor 3 niet-christelijke feestdagen.
• 3% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag en een uitstekende pensioenregeling.
• Je treinreizen in de 2e klas zijn gratis; in de 1e klas reizen kan tegen een kleine eigen bijdrage.
• Je gezin reist gratis in de daluren.
• Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt.
• Professionele ontwikkelingsmogelijkheden
• Een keuzeplan met o.a. fietsenplan, extra pensioenopbouw of extra vakantiedagen.
• Wil je meer weten? Bekijk dan hier de NS cao.
• De mogelijkheid tot thuiswerken (in overleg).
• Bij goed functioneren, krijg je na een jaar een vast contract.

Solliciteer direct maar zeker vóór maandag 3 april via de sollicitatiebutton. Binnen enkele minuten ontvang je een automatische sollicitatiebevestiging, binnen 2 weken reageren wij op jouw sollicitatie.

Je kunt je sollicitatie richten aan Fabiënne de Bruin, Corporate Recruiter.  

Nog vragen over het sollicitatieproces? Mail naar Karin of Xandra van onze frontoffice via: [email protected].

Heb je liever telefonisch contact? Kijk dan op onze website voor de actuele telefoonnummers. 

Goed om te weten:

• Een achtergrondonderzoek, met o.a. VOG (Verklaring omtrent Gedrag), maakt deel uit van de sollicitatieprocedure. Denk hierbij ook aan het tekenen van een integriteitsverklaring en geheimhoudingsverklaring.
• We vinden het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zich thuis voelt. Dit zie je in alles wat we doen, en dus ook in ons aannamebeleid. Lees hier meer.
• Met deze vacature willen wij zelf onze nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie.