Management assistent - Leidschendam

In de functie van management assistent zorg je ervoor dat het management team en alle andere collega's van het onderhoudsbedrijf zich op de kerntaken kunnen richten. Je biedt het MT een proactieve ondersteuning in de breedste zin van het woord, of het nu gaat om secretariële ondersteuning, het verzorgen van notulen en actielijsten, het organiseren van vergaderingen en rondleidingen of het maken van de nieuwsbrief. Ook bied je ondersteuning bij diverse projecten en communiceer je gemakkelijk met je collega's. En dit alles met een glimlach, want jij bent hét visitekaartje van het onderhoudsbedrijf Leidschendam richting collega's, ketenpartners en externen. Door jouw klantgerichte instelling en secretariële vaardigheden ben jij van onschatbare waarde bij het ondersteunen van het MT bij:

• Agendabeheer van de productiemanager.
• Communicatie: je zet documenten in de juiste huisstijl én redigeert en corrigeert diverse stukken. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het opstellen van de  maandelijkse nieuwsbrief.  
• Het inkoopproces: van order tot facturatie, inclusief bijbehorende administratie. 
• Het voorbereiden, organiseren, notuleren van overleggen zoals MT’s  en kwartaalbijeenkomsten
• Zorgdragen dat gemaakte afspraken en actiepunten worden nagekomen.
• Het organiseren en voorbereiden van evenementen en bijeenkomsten op het onderhoudsbedrijf.
• Organisatie en ondersteuning bij personele aangelegenheden, zoals het in dienst treden van nieuwe medewerkers en pensionering.
• Beheer van facilitaire zaken (zoals post, werkkleding etc.) voor het onderhoudsbedrijf.
• Beheer en reserveringen van de diverse vergaderruimtes in het onderhoudsbedrijf, kantoorbenodigdheden, e-Publisher en NS passen.
• Contactpersoon voor leverancier van werkkleding.

Bij NS Onderhoud & Service en Treinmodernisering is ons belangrijkste doel het technisch in topconditie houden van ons materieel. Ook zorgen we 24 uur per dag, zeven dagen per week voor schadeherstel, revisie en reiniging van onze treinstellen. Je gaat werken in dagdienst op het onderhoudsbedrijf van Leidschendam. 

Onderhoudsbedrijf Leidschendam heeft als doel om treinen te leveren waar we trots op zijn. Een trein die altijd veilig is en op tijd in de dienstregeling rijdt. De trein is brandschoon en technisch in uitmuntende staat; voor minder doen we het niet. Onze reizigers verwachten en verdienen dit.

• Je beschikt minimaal over een opleiding tot management assistent op mbo+/hbo werk-en denkniveau.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met het ondersteunen van meerdere managers en/of als projectondersteuner.
• Je bent communicatief sterk en bent proactief.
• Oplossingsgericht, nieuwsgierig en klantgericht.
• Je beheerst de Nederlandse taal tot in de puntjes, zowel in woord als geschrift (Engels is een pré).
• Het MS office pakket heeft geen geheimen voor jou.
• Een collegiale en flexibele instelling, je zet graag een stapje extra als dit nodig is. 

Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de wereld van duurzame mobiliteit. Je maakt deel uit van een organisatie die midden in de maatschappij staat en Nederland in beweging brengt. Maar als een van de grootste werkgevers van Nederland hebben we je zoveel meer te bieden. Voor deze functie is dit onder andere:

• Een mooi salaris tussen de € 2.671,45 & maximaal € 3.948,48 per maand (schaal 57, o.b.v. 36-urige werkweek), exclusief onregelmatigheidstoeslag.
• Minimaal 181 uren verlof bij 36-urige werkweek.
• De mogelijkheid om 32 uur te werken. 
• 3% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag en een  uitstekende pensioenregeling.
• Je treinreizen in de 2e klas zijn gratis; in de 1e klas reizen kan tegen een kleine eigen bijdrage.
• De mogelijkheid om 3 christelijke feestdagen om te ruilen voor 3 niet-christelijke feestdagen. 
• Je gezin reist gratis in de daluren.
• Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt.
• Een keuzeplan met o.a. fietsenplan, extra pensioenopbouw of extra vakantiedagen.
• Wil je meer weten? Bekijk dan hier de NS cao.

Solliciteer direct (maar zeker vóór zondag 6 oktober) via de sollicitatiebutton. Binnen enkele minuten ontvang je een automatische sollicitatiebevestiging, binnen 2 weken reageren wij op jouw sollicitatie.

Je kunt je sollicitatie richten aan Danny de Vries, corporate recruiter.

Vragen over het proces? Mail naar Karin van onze frontoffice via: [email protected].

Liever telefonisch contact? Bel dan met onze frontoffice op 088-6713666.

Goed om te weten:

• Een achtergrondonderzoek, met o.a. VOG (Verklaring omtrent Gedrag),  maakt deel uit van de sollicitatieprocedure. Denk hierbij ook aan het tekenen van een integriteitsverklaring en geheimhoudingsverklaring.
• We vinden het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zich thuis voelt. Dit zie je in alles wat we doen, en dus ook in ons aannamebeleid. Lees hier meer. 
• Met deze vacature willen wij zelf onze nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie. Deze functie kan niet op interim basis worden vervuld. Bekijk daarvoor onze inhuur pagina.