Management assistent(e) Service & Operatie regio midden - Utrecht

Als management assistent(e) ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de manager Service & Operatie van egio midden, Desiree Sormani. Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen aan haar en ondersteunt haar in de dagelijkse gang van zaken op het gebied van agendabeheer en -planning, telefoongesprekken en e-mails. Jij ziet zelf welke zaken opgepakt moeten worden en je kunt hier zelfstandig mee uit de voeten. Door jouw proactieve en servicegerichte instelling ben jij van onschatbare waarde bij o.a. het:

• Uitzetten van opdrachten namens de manager en bewaken van gemaakte afspraken.
• Opstellen en toezien op naleving van de huisregels van de afdeling. Geven van adviezen ter verbetering van werkmethoden en procedures en bewaken hiervan.
• Opvragen van informatie voor de manager. Verzamelen, selecteren, signaleren van relaties en/of lacunes tussen onderwerpen.
• Verzorgen van de correspondentie (van vertrouwelijk karakter), zoals het uitwerken van concepten, aantekeningen, vertrouwelijke documenten, opstellen van brieven, mededelingen e.d. volgens summiere aanwijzingen.
• Verwerken van de in-/externe post en e-mailberichten.
• Bijhouden en opstellen van agenda’s, notulen, rapportages en verslagen.
• Behandelen en afhandelen van telefoongesprekken.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
• Geven van adviezen ter verbetering van werkmethoden en procedures en bewaken hiervan.
• Beheren van de archieven, databases, dossiers e.d. (waaronder vertrouwelijke informatie), doorlezen van vakliteratuur en externe berichtgevingen en signaleren van relevante onderwerpen, verzamelen/opvragen, controleren en bewerken van diverse gegevens.
• Regelen van hotel- en reisreserveringen, vervullen van representatieve taken, verzorgen attenties, voorbereiden van recepties.
• Verzorgen van managementinformatie ten behoeve van besluitvorming.

Je gaat werken bij NS Operatie, deze medewerkers zijn hét gezicht van NS. Jij en je collega’s zijn aanspreekpunt en vraagbaak. Samen met je NS-collega’s zorg je er dagelijks voor dat ruim 1 miljoen mensen op hun bestemming komen. Je gaat werken op de locatie Utrecht. Het kan voorkomen dat je af en toe nodig bent op een van de andere locaties binnen de regio (Amersfoort of Hoofddorp). Het betreft een fulltime functie van 36 uur. 

• Je beschikt over MBO+/HBO werk- en denkniveau aangevuld met secretariële opleiding.
• Je hebt minimaal 5 jaar secretariële werkervaring in een soortgelijke organisatie. 
• Kennis en vaardigheid Office (Word, Outlook, Excel, Powerpoint).
• Ervaring met reguliere archivering en documentatietechnieken.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
• Je bent energiek, assertief, stressbestendig en kan goed omgaan met soms wisselende workload. 
• Je bent zelfstandig, hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en bent proactief en flexibel ingesteld.
• Tenslotte beschik je over organisatiesensitiviteit, ben je accuraat, zorgvuldig, betrouwbaar en integer en weet je goed om te gaan met vertrouwelijke informatie.

Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de wereld van duurzame mobiliteit. Je maakt deel uit van een organisatie die midden in de maatschappij staat en Nederland in beweging brengt. Maar als een van de grootste werkgevers van Nederland hebben we je zoveel meer te bieden. Voor deze functie is dit onder andere:

• Een salaris tussen €2431,44 euro en €3708,36 bruto per maand (o.b.v. 36-urige werkweek) (schaal 57).
• 144 uur wettelijk verlof (o.b.v. een fulltime dienstverband) + extra verlof afhankelijk van leeftijd (minimaal een week).
• De mogelijkheid om 3 christelijke feestdagen om te ruilen voor 3 niet-christelijke feestdagen.
• 3% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag en een uitstekende pensioenregeling.
• Je treinreizen in de 2e klas zijn gratis; in de 1e klas reizen kan tegen een kleine eigen bijdrage.
• Je gezin reist gratis in de daluren.
• Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt.
• Professionele ontwikkelingsmogelijkheden
• Een keuzeplan met o.a. fietsenplan, extra pensioenopbouw of extra vakantiedagen.
• Wil je meer weten? Bekijk dan hier de NS cao.
• De mogelijkheid tot thuiswerken en flexibele werktijden (in overleg).

Solliciteer direct (maar uiterlijk vrijdag 6 oktober) via de sollicitatiebutton. Binnen enkele minuten ontvang je een automatische sollicitatiebevestiging. In verband met een geplande vakantie hoor je uiterlijk binnen 1 week na de sluitingsdatum meer van je sollicitatie. 

Je kunt je sollicitatie richten aan Daisy van Diejie, Corporate recruiter.

Nog vragen? Mail naar Karin van onze frontoffice via: [email protected] 

Heb je liever telefonisch contact? Bel dan met onze frontoffice op 088-6713666. 

Goed om te weten:

• Sollicitatiegesprekken voeren wij op donderdag 12 oktober op onze locatie Laan van Puntenburg in Utrecht. 
• Een achtergrondonderzoek en eventueel een assessment maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.
• We vinden het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zich thuis voelt. Dit zie je in alles wat we doen, en dus ook in ons aannamebeleid. Lees hier meer.