Management assistent(e) (Participatiebaan) - Utrecht

Jij zorgt voor de mobiliteit van Nederland

Jij zorgt voor de mobiliteit van Nederland

Mogelijkheid tot doorgroeien

Mogelijkheid tot doorgroeien

Goede arbeidsvoorwaarden

Goede arbeidsvoorwaarden

Daarom wil je als management assistent(e) bij NS werken in Utrecht

  • Jij zorgt voor een optimale ondersteuning van de directeuren op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied. 
  • Jij bent het eerste aanspreekpunt voor vragen aan de directieleden. 
  • Bij NS Cybersecurity, Risk en Audit is geen dag hetzelfde. Wij zorgen voor organisatiebreed risicomanagement, beleidsontwikkeling en controle op de uitvoering ervan. Je onderhoudt dus contact door de hele organisatie heen. Ook zul je regelmatig te maken hebben met externe en buitenlandse partijen zoals leveranciers, ministeries en sectorale collega’s.  

Goed om te weten: 

  • Het betreft een Participatiebaan, specifiek voor de doelgroep met een arbeidsbeperking, zoals beschreven in de Wet Banenafspraak (o.a. Wajong, Participatiewet). Indien je niet geregistreerd staat in het Doelgroepenregister is het niet mogelijk om te solliciteren naar deze functie. 
  • De afdelingen bestaan naast de drie directieleden uit ongeveer 70 collega's. Je werkt in een kantoortuin en hierdoor kan het rumoerig en/of hectisch zijn op dagen dat iedereen er is. Fijn als je hier goed mee weet om te gaan. Er bestaat eventueel mogelijkheid om apart te gaan zitten. 
  • Na de inwerkperiode is het mogelijk om (gedeeltelijk) thuis te werken. 
  • Bij NS vinden we iedereen uniek. Dit zie je in alles wat we doen, en dus ook in ons aannamebeleid. 
  • Een achtergrondonderzoek maakt deel uit van de sollicitatieprocedure. 

Dit ga je doen als management assistent(e)

Als managementassistent(e) ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de drie directeuren. Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen en ondersteunt in de dagelijkse gang van zaken op het gebied van agendabeheer en -planning, telefoongesprekken en e-mails. Jij ziet zelf welke zaken opgepakt moeten worden en je kunt hier zelfstandig mee uit de voeten. Door jouw proactieve en servicegerichte instelling ben jij van onschatbare waarde bij o.a. het: 

  • Uitzetten van opdrachten namens de manager en bewaken van gemaakte afspraken. 
  • Opvragen van informatie voor de manager. Verzamelen, selecteren, signaleren van relaties en/of ontbrekende stukken tekst tussen onderwerpen. 
  • Opzetten van afspraken met meerdere partijen, boeken zalen en inkopen faciliteiten. 
  • Bijhouden en opstellen van agenda’s, notulen, rapportages en verslagen. 
  • Behandelen en afhandelen van telefoongesprekken. 
  • Geven van adviezen ter verbetering van werkmethoden en procedures en bewaken hiervan. 
  • Regelen van hotel- en reisreserveringen, vervullen van representatieve taken, verzorgen attenties, voorbereiden van recepties

Hier ga je werken

Jouw werkplek staat klaar op Laan van Puntenburg 100 in het NS-hoofdkantoor te Utrecht (lift aanwezig) op de 5e etage. Je komt te werken in een team van ongeveer 20 collega’s die je op sleeptouw nemen. Je bent minimaal 28 tot 36 uur per week beschikbaar en de werkdagen en werklocatie (thuis of kantoor) bepalen we in overleg. Collega’s omschrijven de cultuur op de afdeling als een prettige omgeving, waar men enthousiast, behulpzaam en flexibel alles oppakt met elkaar. Er komen verschillende culturen bij elkaar, jong en oud, wat een fijne sfeer oplevert! 

Dit zijn de functie-eisen

  • Je beschikt over mbo+/hbo werk- en denkniveau aangevuld met secretariële opleiding. 
  • Je hebt enkele jaren ervaring als secretaresse.  
  • Kennis en vaardigheid Office (Word, Outlook, Excel, Powerpoint). 
  • Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden. 
  • Je kunt zelfstandig werken en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Fijn als je ook proactief kunt zijn. 
  • Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. 

Dit zijn de arbeidsvoorwaarden

Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de wereld van duurzame mobiliteit. Je maakt deel uit van een organisatie die midden in de maatschappij staat en Nederland in beweging brengt. Maar als een van de grootste werkgevers van Nederland hebben we je zoveel meer te bieden. Voor deze functie is dit onder andere: 

  • Een salaris tussen € 2.532,96 euro en € 4.226,04 bruto per maand (o.b.v. 36-urige werkweek) (schaal 58). 
  • 144 uur wettelijk verlof (o.b.v. een fulltime dienstverband) + extra verlof afhankelijk van leeftijd (minimaal een week). 
  • De mogelijkheid om 3 christelijke feestdagen om te ruilen voor 3 niet-christelijke feestdagen. 
  • 3% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag en een uitstekende pensioenregeling
  • Je treinreizen in de 2e klas zijn gratis; in de 1e klas reizen kan tegen een kleine eigen bijdrage. 
  • Je gezin reist gratis in de daluren. 
  • Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt. 
  • Professionele ontwikkelingsmogelijkheden 
  • Een keuzeplan met o.a. fietsenplan, extra pensioenopbouw of extra vakantiedagen. 
  • Wil je meer weten? Bekijk dan hier de NS cao. 
  • De mogelijkheid tot thuiswerken en flexibele werktijden (in overleg). 

Solliciteren naar deze baan

Solliciteer direct via de sollicitatiebutton (maar voor donderdag 14 maart 2024 a.s.). Binnen enkele minuten ontvang je een automatische sollicitatiebevestiging, binnen 2 weken reageren wij op jouw sollicitatie. 

Je kunt je sollicitatie richten aan Ilonka Wendels, recruiter. 

Nog vragen over het sollicitatieproces? Mail met Karin of Jerina van de frontoffice via[email protected]

Heb je liever telefonisch contact? Kijk dan op onze website voor de actuele telefoonnummers. 

Goed om te weten: 

  • Om te solliciteren stuur je jouw cv op. Een motivatiebrief is niet nodig. Wil je toch graag een extra motivatie opsturen, dan kun je deze mailen naar [email protected]
  • Het 1e sollicitatiegesprek vindt plaats d.m.v. videobellen (MS Teams). 
  • Het betreft een tijdelijke functie van 7 maanden tot 1 jaar, met eventuele mogelijkheid tot verlenging tot maximaal 3 jaar. 
  • Een achtergrondonderzoek, met o.a. VOG (Verklaring omtrent Gedrag), maakt deel uit van de sollicitatieprocedure. Denk hierbij ook aan het tekenen van een integriteitsverklaring en geheimhoudingsverklaring. 
  • We vinden het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zich thuis voelt. Dit zie je in alles wat we doen, en dus ook in ons aannamebeleid. Lees hier meer. 
  • Met deze vacature willen wij zelf onze nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie. Wel staan we open om in contact te komen met re-integratiebedrijven en jobcoach-organisaties.
  • #LI-IW1

Daarom wil je als management assistent(e) bij NS werken in Utrecht

  • Jij zorgt voor een optimale ondersteuning van de directeuren op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied. 
  • Jij bent het eerste aanspreekpunt voor vragen aan de directieleden. 
  • Bij NS Cybersecurity, Risk en Audit is geen dag hetzelfde. Wij zorgen voor organisatiebreed risicomanagement, beleidsontwikkeling en controle op de uitvoering ervan. Je onderhoudt dus contact door de hele organisatie heen. Ook zul je regelmatig te maken hebben met externe en buitenlandse partijen zoals leveranciers, ministeries en sectorale collega’s.  

Goed om te weten: 

  • Het betreft een Participatiebaan, specifiek voor de doelgroep met een arbeidsbeperking, zoals beschreven in de Wet Banenafspraak (o.a. Wajong, Participatiewet). Indien je niet geregistreerd staat in het Doelgroepenregister is het niet mogelijk om te solliciteren naar deze functie. 
  • De afdelingen bestaan naast de drie directieleden uit ongeveer 70 collega's. Je werkt in een kantoortuin en hierdoor kan het rumoerig en/of hectisch zijn op dagen dat iedereen er is. Fijn als je hier goed mee weet om te gaan. Er bestaat eventueel mogelijkheid om apart te gaan zitten. 
  • Na de inwerkperiode is het mogelijk om (gedeeltelijk) thuis te werken. 
  • Bij NS vinden we iedereen uniek. Dit zie je in alles wat we doen, en dus ook in ons aannamebeleid. 
  • Een achtergrondonderzoek maakt deel uit van de sollicitatieprocedure. 

Dit ga je doen als management assistent(e)

Als managementassistent(e) ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de drie directeuren. Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen en ondersteunt in de dagelijkse gang van zaken op het gebied van agendabeheer en -planning, telefoongesprekken en e-mails. Jij ziet zelf welke zaken opgepakt moeten worden en je kunt hier zelfstandig mee uit de voeten. Door jouw proactieve en servicegerichte instelling ben jij van onschatbare waarde bij o.a. het: 

  • Uitzetten van opdrachten namens de manager en bewaken van gemaakte afspraken. 
  • Opvragen van informatie voor de manager. Verzamelen, selecteren, signaleren van relaties en/of ontbrekende stukken tekst tussen onderwerpen. 
  • Opzetten van afspraken met meerdere partijen, boeken zalen en inkopen faciliteiten. 
  • Bijhouden en opstellen van agenda’s, notulen, rapportages en verslagen. 
  • Behandelen en afhandelen van telefoongesprekken. 
  • Geven van adviezen ter verbetering van werkmethoden en procedures en bewaken hiervan. 
  • Regelen van hotel- en reisreserveringen, vervullen van representatieve taken, verzorgen attenties, voorbereiden van recepties

Hier ga je werken

Jouw werkplek staat klaar op Laan van Puntenburg 100 in het NS-hoofdkantoor te Utrecht (lift aanwezig) op de 5e etage. Je komt te werken in een team van ongeveer 20 collega’s die je op sleeptouw nemen. Je bent minimaal 28 tot 36 uur per week beschikbaar en de werkdagen en werklocatie (thuis of kantoor) bepalen we in overleg. Collega’s omschrijven de cultuur op de afdeling als een prettige omgeving, waar men enthousiast, behulpzaam en flexibel alles oppakt met elkaar. Er komen verschillende culturen bij elkaar, jong en oud, wat een fijne sfeer oplevert! 

Dit zijn de functie-eisen

  • Je beschikt over mbo+/hbo werk- en denkniveau aangevuld met secretariële opleiding. 
  • Je hebt enkele jaren ervaring als secretaresse.  
  • Kennis en vaardigheid Office (Word, Outlook, Excel, Powerpoint). 
  • Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden. 
  • Je kunt zelfstandig werken en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Fijn als je ook proactief kunt zijn. 
  • Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. 

Dit zijn de arbeidsvoorwaarden

Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de wereld van duurzame mobiliteit. Je maakt deel uit van een organisatie die midden in de maatschappij staat en Nederland in beweging brengt. Maar als een van de grootste werkgevers van Nederland hebben we je zoveel meer te bieden. Voor deze functie is dit onder andere: 

  • Een salaris tussen € 2.532,96 euro en € 4.226,04 bruto per maand (o.b.v. 36-urige werkweek) (schaal 58). 
  • 144 uur wettelijk verlof (o.b.v. een fulltime dienstverband) + extra verlof afhankelijk van leeftijd (minimaal een week). 
  • De mogelijkheid om 3 christelijke feestdagen om te ruilen voor 3 niet-christelijke feestdagen. 
  • 3% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag en een uitstekende pensioenregeling
  • Je treinreizen in de 2e klas zijn gratis; in de 1e klas reizen kan tegen een kleine eigen bijdrage. 
  • Je gezin reist gratis in de daluren. 
  • Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt. 
  • Professionele ontwikkelingsmogelijkheden 
  • Een keuzeplan met o.a. fietsenplan, extra pensioenopbouw of extra vakantiedagen. 
  • Wil je meer weten? Bekijk dan hier de NS cao. 
  • De mogelijkheid tot thuiswerken en flexibele werktijden (in overleg). 

Solliciteren naar deze baan

Solliciteer direct via de sollicitatiebutton (maar voor donderdag 14 maart 2024 a.s.). Binnen enkele minuten ontvang je een automatische sollicitatiebevestiging, binnen 2 weken reageren wij op jouw sollicitatie. 

Je kunt je sollicitatie richten aan Ilonka Wendels, recruiter. 

Nog vragen over het sollicitatieproces? Mail met Karin of Jerina van de frontoffice via[email protected]

Heb je liever telefonisch contact? Kijk dan op onze website voor de actuele telefoonnummers. 

Goed om te weten: 

  • Om te solliciteren stuur je jouw cv op. Een motivatiebrief is niet nodig. Wil je toch graag een extra motivatie opsturen, dan kun je deze mailen naar [email protected]
  • Het 1e sollicitatiegesprek vindt plaats d.m.v. videobellen (MS Teams). 
  • Het betreft een tijdelijke functie van 7 maanden tot 1 jaar, met eventuele mogelijkheid tot verlenging tot maximaal 3 jaar. 
  • Een achtergrondonderzoek, met o.a. VOG (Verklaring omtrent Gedrag), maakt deel uit van de sollicitatieprocedure. Denk hierbij ook aan het tekenen van een integriteitsverklaring en geheimhoudingsverklaring. 
  • We vinden het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zich thuis voelt. Dit zie je in alles wat we doen, en dus ook in ons aannamebeleid. Lees hier meer. 
  • Met deze vacature willen wij zelf onze nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie. Wel staan we open om in contact te komen met re-integratiebedrijven en jobcoach-organisaties.
  • #LI-IW1

Wil je meer weten over deze vacature?

Neem dan contact op met

Ilonka Wendels

Recruiter

Sollicitatieprocedure

Jouw droombaan in je mailbox?

Mis nooit meer jouw ideale vacature met onze persoonlijke job alerts.