Hoe een bijzondere dienstregeling
tot stand komt

Het vinden van balans

Jeroen begon vijfeneenhalf jaar geleden al bij NS, destijds nog op het OCCR. Dat is het ‘Operationeel Controle Centrum Rail’. “Daar worden alle bijsturingen in het ‘nu-moment’ opgepakt. Bijvoorbeeld een aanrijding, een machinist die zijn aansluiting mist of een defecte trein.” Via een tussenstop in het zogenaamde ‘materieelteam’ van de hogesnelheidstrein kwam Jeroen terecht op de afdeling Netwerkontwikkeling & -Ontwerp (afgekort NO). “Ondertussen was de coronacrisis aangebroken. Dan ga je heel veel nadenken over je eigen toekomst, want je zit veel thuis. Via coaching en ontwikkeling heb ik met heel veel mensen binnen NS contact gemaakt. Zo ben ik uiteindelijk bij de afdeling NO terecht gekomen. Op exact dat moment stond er een vacature als procesleider open, die mij op het lijf geschreven is. Zodoende ben ik twee weken later aangenomen voor deze baan.”

“Het mooiste aan mijn werk vind ik de uitdagingen. Wij krijgen met alle grote maatschappelijke issues op het gebied van vervoer te maken. De valkuil is ook wel dat je constant met veel hectiek bezig bent. Zo ga je van het ene incident naar het andere. Het is een zege, maar soms ook een vloek. Die balans moet je goed kunnen bewaren, dat vind ik ook wel een uitdaging.”

Out-of-the box denken

Voor een groot evenement als de Grand Prix is een bijzondere dienstregeling uitgedacht. Maar wanneer is er eigenlijk sprake van een bijzondere dienstregeling? Dat is heel breed volgens Jeroen. “Elke aanpassing aan de dienstregeling omdat er een buitendienststelling is, werkzaamheden zijn of een evenement plaatsvindt, is uniek en bijzonder. Waar het woord uniek wat mij betreft helemaal op van toepassing is, is bij zoiets als de Dutch Grand Prix. Dat is een voorbeeld waarbij je out-of-the box moet denken, over de grenzen van je eigen werk heen. De impact daarvan is namelijk ook erg groot.”

Of er een aangepaste dienstregeling nodig is, wordt bepaald in samenspraak met de afdeling NO en ProRail. Dit gebeurt bijvoorbeeld naar aanleiding van een aanvraag van een organisatie die om een aanpassing van de dienstregeling vraagt. “Het is een samenspel vanuit een commerciële organisatie die een wens heeft, naar NS. Dan gaan we met ProRail kijken of dat in de dienstregeling past. Een dienstregeling zoals bij de DGP is echt iets wat op directieniveau wordt besloten. Wij ontwikkelen de dienstregeling binnen de bestaande kaders, in afstemming met ProRail. De twaalf treinen per uur naar Zandvoort was bijvoorbeeld noodzakelijk om het evenement mogelijk te maken.”

Lastige puzzel

Het bedenken van een dienstregeling is stap één, maar hij moet ook nog worden uitgevoerd. Dat is met de huidige tekorten in personeel nog wel uitdaging. “Waar je in het verleden bij wijze van spreken altijd genoeg mensen had om elke dienstregeling te rijden, is er nu gewoon schaarste. Net als in de horeca, de zorg en veel andere dienstverlenende bedrijven. Daar zitten we met de reguliere dienstregeling al middenin, laat staan met een extra evenement of grote buitendienststelling.”  Hierdoor kunnen dan ook niet voor alle evenementen extra treinen worden ingezet. “Zijn er op hetzelfde moment nog andere evenementen, voetbalwedstrijden of andere vragen voor extra vervoer? Dan moet je maatwerk toepassen.”

Daarnaast kan je ook niet zomaar al het personeel op een andere plek neerzetten. “Stel je woont in Groningen en moet in Zandvoort aan het werk, dan ben je best een tijdje onderweg. Het zou natuurlijk zonde zijn om je dienst dan pas te beginnen. Zo makkelijk is dat niet.”

De reiziger voorop

Bij het aanpassen van een dienstregeling worden er soms keuzes gemaakt die nadelig kunnen zijn voor andere reizigers. Ook dat is een puzzel die niet eenvoudig is gelegd. “Je schrapt liever een trein op een traject waar er zes per uur rijden, dan de enige verbinding dat uur. De impact op de reiziger is altijd leidend. We zijn de Nederlandse Spoorwegen, niet een commercieel bedrijf waar wordt gezegd: het levert ons niets op, dus dan doen we het niet. We hebben immers een minimale dienstregeling die we moeten rijden. Daar bovenop komen klantwensen, zoals meer treinen op een bepaald traject of in de spits. En er zijn beperkende factoren zoals materieel en personeel, dan kijken we naar wat kunnen doen.”

Een topprestatie

De Grand Prix in Zandvoort is het meest recente voorbeeld van een bijzondere dienstregeling. Eén die dit jaar voor de tweede keer is ingezet. Die eerdere ervaring is volgens Jeroen wel van pas gekomen dit jaar. “Het heeft absoluut geholpen dat we het eerder hebben gedaan. En dat we uit die geleerde lessen hebben kunnen putten. Het is natuurlijk niet zo dat je het één op één over kan nemen. Personeel was ook dit jaar een beperkende factor. Daarnaast waren er andere buitendienststellingen waar we rekening mee moesten houden. De basis was hetzelfde, namelijk twaalf treinen per uur. Maar, de uitwerking daarvan had nog heel wat voeten in de aarde. Wel zijn we door de geleerde lessen beter ingespeeld op dit soort grote evenementen. Zo hoefden we elkaar niet meer om de dag te spreken om te kijken waar we mee bezig waren. Dat is winst, en daardoor is veel meer rust ontstaan.”

“Vorig jaar hebben we met een kleine club mensen in een zogenaamd ‘pressure cooker team’ gezeten. Met dat team hebben we het uiteindelijk voor elkaar gekregen om de dienstregeling tot een succes te brengen. En dat is dit jaar opnieuw gelukt. Een prestatie van formaat, waar we met dat team de nationale spoorprijs voor beste teamprestatie mee hebben gewonnen. Dat is iets waar we bij NS met z’n allen super trots op zijn.”